Vellykket kompetanseheving i Lånekassen

Lånekassen hadde bestemt seg for å heve den digitale kompetansen hos alle ansatte samtidig. Det er ingen enkel øvelse i seg selv. Så traff koronapandemien. Den skulle vise seg å bli en fordel.

Lånekassen er en av de offentlige virksomhetene som skårer aller høyest på omdømme i Digitaliseringsdirektoratets årlige innbyggerundersøkelse. Populariteten kan selvfølgelig skyldes virksomhetens iboende natur som består i å lånefinansiere unge menneskers utdanningsdrømmer uten sikkerhet. Men det kan også forklares med det faktum at organisasjonen lenge har definert seg som, og jobbet målrettet for å være utadrettet, kundevennlig og alltid under utvikling.

– Lånekassen har alltid vært en utviklingsorientert organisasjon som ser framover for å skape et best mulig tilbud for våre kunder. I de senere årene har dette i stadig større grad handlet om å skape robuste og effektive digitale løsninger for et hektisk kunderush hver høst. For å komme videre, anså vi det som avgjørende å heve den digitale kompetansen i hele  organisasjonen samtidig, sier HR-leder Thea Sivertsen i Lånekassen. En virksomhet som sysselsetter drøyt 340 kloke hoder, fordelt på kontorer i Oslo, Ørsta, Bergen og Stavanger.

Felles mål i sikte

Ifølge Sivertsen er det ikke lenger teknologien som setter begrensninger for hva som er mulig. Med bakgrunn i Lånekassens virksomhetsstrategi, og ambisjonene som ligger i den, ønsket man å løfte kompetansen til alle ansatte gjennom en digital transformasjon.

– Som i mange andre virksomheter er det i utgangspunktet svært forskjellige oppfatninger av hva en digital transformasjon faktisk består av, hva som angår den enkelte og hvordan arbeidshverdagen påvirkes. Vi ønsket av den grunn at alle medarbeidere skulle få en grunnleggende forståelse for hva digital transformasjon er og hvordan det ville påvirke oss som organisasjon inn i framtiden. Det vil være en framtid som krever at alle deler den samme visjonen og drar i samme retning. Og at alle bidrar med sin unike kunnskap, innsikt og erfaring, sier Sivertsen.

Strategi og oppdaterte prosesser

Lånekassen var i fjor på denne tiden i en fase hvor flere av kontorstedene flyttet til nye, åpne kontorløsninger, hvor de så for seg nye mønstre for samhandling og mer fleksible hverdager. Samtidig skulle en skybasert løsning for saksbehandlingssystemet tas i bruk. For å være sikker på å lykkes med de betydelige endringene i lokaler, verktøy og arbeidsprosesser, ble konsulentselskapet A-2 kontaktet.

– På bakgrunn av verktøyene A-2 foreslo å benytte, kom vi frem til fem kompetanseområder som vi ønsket å bygge videre på. Områdene vi da blinket ut var; digital basiskompetanse, samarbeid for å lykkes, data og analyse, innovasjon og fornyelse, og kundeinnsikt med fokus på Generasjon Z. Altså de som er født fra midten av 90-tallet og utover på 2000-tallet. Det siste punktet høres kanskje litt underlig ut, men brukerorientering er helt avgjørende for oss om vi skal lykkes. Da er kjennskap til generasjonen som banker på døra sentralt, sier Thea Sivertsen.

«Train the trainer»

Med kompetanseområdene definert, ble det satt tydelige læringsmål for hvert av de fem områdene. Under utviklingen av selve opplegget for opplæringen, valgte Lånekassen å lære opp ti interne ressurspersoner, som igjen skulle stå for utrulling og opplæring av resten av organisasjonen.

– Tanken bak de interne ressurspersonene er å trene opp ti virkelig gode ambassadører. Disse skulle ikke nødvendigvis være eksperter eller ledere. Tvert imot var det viktig for oss å finne de med dyp motivasjon og høy innsatsvilje. Da vi hadde funnet disse, ble de koblet opp mot prosjektgruppen. Sammen utformet de et opplegg bestående av flere forskjellige  opplæringsformer, tverrfaglig dialoger og omfattende gruppearbeid, sier Sivertsen.

Koronaens velsignelse

HR-lederen forteller at de etter mye arbeid og planlegging var klare for utrulling på vårparten i fjor. Denne skulle starte opp med en to-dagers fysisk samling i hver av de respektive byene hvor Lånekassen er representert. Den planen grunnstøtte ettertrykkelig 12. mars 2020.

– Det er vel ikke fryktelig mye positivt å si om COVID-19, men at viruset har satt fart i digitaliseringen – rent generelt – det er ganske opplagt. Ikke minst lærte vi raskt at opplæring kan leveres meget effektivt via Teams. Men kanskje viktigere – både for den enkeltes utbytte og for organisasjonens samlede gevinst, var de digitale plattformenes fleksibilitet i henhold til både geografi og sosiale forhold. Via Teams kunne grupper blandes uten å måtte ta hensyn til hvor folk faktisk oppholder seg, og alle deltar på lik fot. Dette ga oss muligheter til å bygge en bunnsolid kultur på tvers av fag, organisatoriske enheter og bosted. Vi har hatt hjemmekontorstafett, og i disse dager arrangeres en kompetanse-stafett. Vi kan vel derfor trygt si at det som startet som kompetansehevingstiltak, er på god vei til å bli vår interne virksomhetskultur. Det  er egentlig ganske godt gjort for en gjeng på 340 hoder som i beste fall tidligere møttes på samlinger hvert fjerde år, sier Sivertsen.

Solid forankret i toppen

Elin Kristine Fjørtoft fra konsulentselskapet A-2 bisto Lånekassen i prosjektet sammen med Ann-Christine Moberg. Sett med Fjørtofts øyne er det spesielt to faktorer som har gjort akkurat dette prosjektet så vellykket.

– Lånekassen har vært en drømmekunde å jobbe med. Delvis fordi vi fikk anledning til å forankre det vi ønsket å gjennomføre i ledelsen løpende, uten forsinkelser. Vi har hatt direkte tilgang til en positiv, tilstedeværende og energisk ledergruppe som har bidratt gjennom hele reisen. Kanskje vel så viktig er det vellykkede grepet vi fikk til med å involvere  ressurspersoner fra et representativt tverrsnitt av virksomheten. Disse satte av tid til prosjektet, og var først med på å definere behov og tiltak ut fra hvor skoen faktisk trykker. Deretter var de ansvarlige for å fasilitere de ulike kompetansetiltakene. For oss i A-2 er denne type internt eierskap og engasjement avgjørende for å lykkes. Dette har igjen ført til at organisasjonen har fått et felles løft og et solid fundament for å møte morgendagens kunder, deres kommende behov og nye teknologier som måtte se dagens lys framover, avslutter Fjørtoft.

Tekst: A-2