Før tok det fire IT-konsulenter fjorten dager å få på plass nye datamaskiner. Nå kan elevene i kommunen bruke PC-ene fra dag én.
– Dette er spennende dager. Det er som julaften en måned på forskudd, sier Gisle Østrem, IT-sjef i Stord kommune. Han sitter i vinduskarmen i klasserommet til 10c ved Stord ungdomsskule og ser at noen-og-tjue elever gjør seg kjent med sine flunkende nye datamaskiner.
Den siste uken har kommunen delt ut 790 nye PC-er til elevene på ungdomstrinnene. Inntil nå har de delt på datamaskinene, gjerne opptil tre personer per datamaskin. Nå får de hver elev sin egen enhet.
– Mange har opplevd det som en bøyg at de ikke har hatt tilgang på utstyr, så dette har vært svært etterlengtet, innrømmer Østrem.
IT-sjef Gisle Østrem, er svært fornøyd med det gode rammeverket som gjør det mulig for Stord kommune å enkelt drifte svært mange enheter.
Stord og 16 andre kommuner har en felles rammeavtale for IKT-utstyr og konsulenttjenester med Atea. Innkjøpssamarbeidet gjør at de kan løse en rekke utfordringer sammen. De kan lære fra hverandre og få til gode løsninger sammen.
Eksempelvis er effektiv og miljøvennlig leveranse viktig for kommunene. Tidligere har Haugesund kommune opplevd at fire IT-konsulenter brukte 14 dager på å pakke ut og sette opp drøyt 650 datamaskiner til kommunens lærere. Dette resulterte i 13 konteinere med papp.
Med Atea og Lenovo på laget blir maskinene levert i esker på seks – direkte fra fabrikk. Slik spares miljøet for store mengder emballasje, og administrasjonen for mye arbeid
med utpakking.
15 år gamle Asbjørn Haraldsen gliser bredt idet han oppdager smartpennen som er plassert i rammen til den nye Lenovo-PC-en.
Men enda viktigere er det at maskinene er svært enkle å administrere. Med Microsofts programvare er datamaskinene koblet til fellessystemer som holdes oppdatert via nettet – uten at elevene eller lærerne trenger å styre med det på hver enkelt enhet. Maskinene kan tas i bruk, nærmest umiddelbart.
«Dette kan ta flere minutter»
Noen av elevene i klasse 10c klarer ikke å dy seg, og fullfører det enkle oppsettet før den IT-ansvarlige har rukket å gå gjennom første vindu.
«Dette kan ta flere minutter», står det på én skjerm, mens en annen er «Nesten ferdig». En elev har kommet et steg lenger og blir møtt av «Velkommen til Stord kommune».
– Før var det veldig mye rot og PC-ene var veldig dårlige, men disse virker mye bedre. Jeg kommer til å bruke den til skolearbeid, men også til YouTube og litt sånt, forteller 15 år gamle Asbjørn Haraldsen. Han gliser så bredt at nesten hele tannreguleringen kommer til syne når han finner smartpennene som er plassert i rammen på datamaskinen.
Elevene trenger bare å tenke på innlogging. Microsoft-programmene Autopilot og Intune gjør at maskinene kan konfigureres på forhånd og administreres via nettet.
At datamaskinene kan tas i bruk rett fra boksen, skyldes i stor grad Microsoft-løsningene Autopilot og Intune.
– Dette er en betydelig investering for kommunene og vi testet flere andre løsninger før vi tok en beslutning, sier Østrem.
Autopilot gjør det mulig å konfigurere datamaskiner og andre enheter på forhånd, mens Intune forenkler håndteringen av enhetenes apper og innstillinger, i én nettbasert konsoll. Sluttbrukeren trenger kun nettilkobling, brukernavn og passord til tjenestene som skal brukes – alt annet er automatisert.
– Undervisningen blir mer og mer digital, og utstyret kan ikke være en hindring for elevene, mener IT-sjef i Stord kommune, Gisle Østrem.
– Sammen med Atea inviterte vi Microsoft til en workshop der jeg utfordret dem til å vise hva systemene deres var gode for. De satte opp Autopilot og Intune for oss og demonstrerte hvor godt Office-pakken og andre funksjonaliteter var integrert, sier Østrem, og legger til:
– Microsoft satser stort på disse løsningene og de har hatt en vanvittig utvikling. Vi følte oss derfor trygge på at dette var det riktige valget.
«Noe gikk galt»
Utrullingen av de nye PC-ene går som smurt på Stord, noe de kan takke en av samarbeidskommunene for. Prosjektet startet nemlig i Haugesund kommune – og der gikk ikke alt helt smertefritt.
– Da maskinene ble levert hadde de operativsystem som ikke var oppdatert. Nærmere 5 gigabyte med data måtte lastes og installeres, og det blir ganske mye når det må gjøres på 2700 maskiner, sier Kjell Ove Risanger, IKT-sjef i Haugesund kommune.
Han forklarer videre:
– Vi tenkte rett og slett ikke på å be om det, men nå har vi sagt i fra til de andre kommunene at de trenger et operativsystem som er så oppdatert som mulig.
– Vi har brukt god tid på det valget vi har tatt og det har blitt himla bra, sier Kjell Ove Risanger, IKT-sjef i Haugesund kommune. De har inngått et unikt samarbeid med 16 andre kommuner om IKT-utstyr.
Enkelt barnesykdommer følger med når IT-løsninger for alle skolene i kommunen skal settes ut i livet. Det har riktignok vært langt verre tidligere, noe ressursbruken i forbindelse med lærernes datamaskiner vitner om. De siste årene har Haugesund kommune tatt over mer og mer av skolenes IT-tjenester, og underveis har de oppdaget et stort behov for samkjøring.
– Skolene har gjort en god jobb over lang tid, men var vant med å holde på for seg selv. Det var mange godt brukte maskiner som ikke alltid var oppdatert, sier førstekonsulent for IKT, Peder Horsing i Haugesund kommune.
Her kommer Microsofts-løsninger inn. De gjør at skolene beholder mye autonomi, for eksempel ved at de raskt og enkelt kan sette opp en ny PC når en elev skal overta en annens.
Peder Horsing (t.v.) og Kjell Ove Risanger i Haugesund kommune, tror driften av skolens IT-tjenester blir langt enklere i tiden fremover – mye takket være det solide rammeverket i Microsofts programvare.
«Nesten ferdig»
Det medfører riktignok et solid stykke arbeid i forkant. IT-avdelingen i Haugesund kommune har jobbet på spreng med å få på plass et rammeverk som passer til alle skolene. Nettverket må gi stabil drift og det må være mulig å administrere svært mange enheter, selv med begrenset bemanning.
– Skolene gikk over til Office 365 i fjor og Microsoft har gjort store forbedringer i Autopilot og Intune. Vi har brukt god tid på det valget vi har tatt og det har blitt himla bra, sier Kjell Ove Risanger. Hans kollega Peder Horsing er enig:
– Bare 1,5 prosent av maskinene har hatt noen feil, og tre uker etter skolestart var alt oppe og gikk. Det er vi veldig kry over.
Ifølge Risanger og Horsing blir driften langt enklere fremover, ettersom det nå er det færre situasjoner som krever at kommunens IT-avdeling er hands on.
– Jeg ser for meg at jeg kan komme på jobb, ta en kopp kaffe og legge beina på skrivebordet, spøker Horsing.
«Velkommen til Stord kommune»
I enden av denne prosessen finner vi elevene ved Stord ungdomsskule. Oppsettet er unnagjort og flere av elevene prøver ut smartpennene i Paint. Fargerike tegninger skapes på flere av skjermene, mens noen tar gruppebilder med det innebygde kameraet.
Men dette er et unntakstilfelle. Elevene har skrevet under på kontrakter der de forplikter seg til ikke å bruke maskinene i timen – med mindre det er en del av undervisningen.
Når de har logget seg inn, utfolder elevene seg umiddelbart kreativt med de medfølgende smartpennene.
– Undervisningen blir mer og mer digital, og da kan ikke utstyret være en hindring for elevene. Dette er både fremtid og nåtid, og skolen må være der eleven er, sier IT-sjef Gisle Østrem.
Kommunen har valgt å gi elevene friheten til å laste ned og installere apper på maskinene sine. Med Microsofts-løsninger har de tross alt full kontroll over innholdet elevene har tilgang til. Ifølge IT-sjefen vil kreativiteten og entusiasmen som utspiller seg i klasserommet bidra til en positiv og fremtidsrettet utvikling for elevene i kommunen.
– I løpet av denne skoletimen, rakk en av ungdommene å laste ned fem ulike apper. Da tenker jeg: så bra! smiler Østrem.
