Advokatene svarer

Else Leona McClimans, advokat i Norsk Lektorlag stiller tre spørsmål om arbeidsmiljø. Ekspertene svarer.

Spørsmål 1: Hva kan gjøres for å sikre alle arbeidstakere et godt arbeidsmiljø?

Et stort arbeidsmiljø-problem er lederen som drives av kontroll og beundring. Som manipulerer, mistenkeliggjør, skjuler og lyver – men er sjarmerende og «ordner opp» når «alle ser». Å identifisere slike sykelige trekk krever trening. Lederen som splitter og baksnakker uten at det gripes inn forpester arbeidsmiljøet over tid. Ansatte blir syke av det. HMS-lovgivning hjelper lite om en dysfunksjonelle leders sjef (feks styret) mangler innsikt. Eller ikke har den integritet og uavhengighet som trengs. Forebygging må skje ved lederrekrutteringen. Ansatte må gå sammen, og helst søke bistand.

Spørsmål 2: Kan system for avviksmeldinger gjennomføres rutinemessig når det gjelder psykososialt arbeidsmiljø, og hvis så, hva må til for å få dette på plass i bedriftene?

Avviksmeldinger og andre rapporteringsrutiner vil ikke være effektive virkemiddel mht det psykososiale arbeidsmiljøet. Problemområdet er altfor komplekst. Man må fokusere på årsak: Dårlig psykososialt arbeidsmiljø henger alltid  sammen med bedriftskulturen i organisasjonen, med øverste organ som den ansvarlige og den avgjørende premissgiver. Da handler det om forebygging og håndtering. De reelle problemene skyldes manglende kunnskap og profesjonalitet – samt unnfallenhet (feighet), prestisje og uheldige lojalitetsbånd i lederskapskjeden oppover.

Spørsmål 3: Hva må til for å håndtere saker om det psykososiale arbeidsmiljøet på en måte som gjør at ansatte kommer seg videre enten i eller utenfor bedriften?

Psykiske belastninger på jobb – i form av lovbrudd (aml. § 4-3) – skyldes mennesker som har sviktet andre mennesker. Ofte ser vi en oppvisning i «for lite, for sent», som har ført til dype emosjonelle traumer. Årsaksbildet vil være diffust: Noen vil alltid mene at offeret selv har vært en del av problemet. For de ansvarlige i organisasjonen som sviktet, vil en erkjennelse være svært vanskelig. Mitt råd til HR og ledelse er derfor at signaler og varsler om psykososiale belastninger må møtes med akutte tiltak, selv om ikke alt er kartlagt. Ta aldri sjansen på gjøre for lite!

Spørsmål 1: Hva kan gjøres for å sikre alle arbeidstakere et godt arbeidsmiljø?

Det er spesielt to forhold som er viktige: systematiske undersøkelser om arbeidsmiljøet og aktivt lederskap. Undersøkelser vil bidra til å ta tempen på arbeidsmiljøet og fange opp eventuelle utfordringer hvis de gjennomføres på riktig måte. Tiltakene varierer fra årlige arbeidsmiljøundersøkelser til medarbeidersamtaler. Undersøkelsene bør helst gjøres i samarbeid med tillitsvalgte og verneombud. Enda viktigere er likevel aktiv ledelse. Hvis en leder klarer å fange opp utfordringer tidlig nok, er det mulighet til å finne løsninger raskt og på et lavere nivå enn om problemet får vokse over tid. Dette krever imidlertid at lederen faktisk har mot til å ta tak i slike situasjoner.

Spørsmål 2: Kan system for avviksmeldinger gjennomføres rutinemessig når det gjelder psykososialt arbeidsmiljø, og hvis så, hva må til for å få dette på plass i bedriftene?  

Jeg oppfatter at norske bedrifter har blitt ganske flinke til å inkludere psykososialt arbeidsmiljø i sitt arbeid, også i risikoanalysene. Mange har også tiltak for å gi ansatte tilrettelegging på det psykososiale området, akkurat som man tradisjonelt har gjort på det fysiske arbeidsmiljøet. Men det er naturligvis stor forskjell på hvor profesjonelle bedriftene er på dette området. Når det gjelder avviksmelding, er det ofte vanskeligere å vurdere hva som skal rapporteres her enn på det fysiske arbeidsmiljøet. I tillegg til de interne vurderingene arbeidsgiver må gjøre, så har en del virksomheter et verdifullt samarbeid med bedriftshelsetjeneste på dette området.

Spørsmål 3: Hva må til for å håndtere saker om det psykososiale arbeidsmiljøet på en måte som gjør at ansatte kommer seg videre enten i eller utenfor bedriften?

Min erfaring er at det ikke er ordlyden i en beklagelse eller liknende som er avgjørende, men om arbeidstaker faktisk opplever å bli forstått og respektert. Et krav fra arbeidstaker om en skriftlig beklagelse kommer gjerne i de tilfellene hvor den ansatte ikke har tillit til arbeidsgivers ord og handlinger i situasjonen. Det kan likevel noen ganger være riktig å gi en skriftlig beklagelse, som er sterkere og mer formelt enn muntlige utsagn.  Selv om det ikke er noen direkte sammenheng mellom å gi en beklagelse og å påta seg erstatningsansvar, kan dette være et dilemma. Arbeidsgiver bør da sørge for at beklagelsen også inneholder en formulering som eliminerer risikoen for at arbeidstaker senere bruker beklagelsen som grunnlag for et krav.

Spørsmål 1: Hva kan gjøres for å sikre alle arbeidstakere et godt arbeidsmiljø?

Arbeidsmiljøloven pålegger arbeidsgivere å sørge for et fullt forsvarlig arbeidsmiljø, både fysisk og psykososialt. Samtidig pålegger arbeidsmiljøloven arbeidstakerne en plikt til å medvirke. Vår erfaring tilsier at virksomheter med åpne kulturer der arbeidstakere er kjent med og opplever ansvar for virksomhetens mål oftere unngår arbeidsmiljøproblemer. Arbeidsgivere som lykkes har en gjennomtenkt plan for hvordan den enkelte arbeidstaker skal forstå og oppleve sin plass i virksomheten, og arbeidstakeren må i sum oppleve sin situasjon som meningsfull, rettferdig og helst inspirerende.

Spørsmål 2: Kan system for avviksmeldinger gjennomføres rutinemessig når det gjelder psykososialt arbeidsmiljø, og hvis så, hva må til for å få dette på plass i bedriftene?

Virksomhetenes arbeidsmiljøutvalg bør drøfte metoder for å overvåke bedriftens psykososiale arbeidsmiljø. Det som passer i en bedrift passer ikke i en annen, fordi både størrelse, bransje og kultur avviker. HMS-avvikssystemer er én metode, men helt andre tiltak kan være minst like treffsikre når målet er et godt psykososialt arbeidsmiljø. Dersom en bedrift opplever problemer, er det viktig å tidlig iverksette tiltak slik at ikke motsetninger får tid til å vokse. Det kan være svært skadelig både for virksomhetens måloppnåelse og medarbeideres helse med et dårlig psykososialt arbeidsmiljø.

Spørsmål 3: Hva må til for å håndtere saker om det psykososiale arbeidsmiljøet på en måte som gjør at ansatte kommer seg videre enten i eller utenfor bedriften?

Det er svært vanskelig å beskrive kort hvordan slike saker bør håndteres. Vår erfaring er at tidlig og tydelig intervensjon er viktig. Det er videre viktig å sette krav til alle involvert i en slik prosess, og virksomhetens måloppnåelse skal stå sentralt. Arbeidsgivere har ansvar for det som skjer på arbeidsplassen, men ikke alt annet. Noen ganger er det bedre å veilede en arbeidstaker ut av bedriften fremfor å halte videre med krevende samarbeidsforhold. Løsningene i de konkrete sakene avhenger av en rekke faktorer, så som arbeidstakeres situasjon, virksomhetens handlingsrom og tilgjengelige alternativer.

Spørsmål 1: Hva kan gjøres for å sikre alle arbeidstakere et godt arbeidsmiljø?

Det må jobbes både forebyggende og konkret i enkeltsaker, og tilrettelegges for at arbeidstakere kan ta opp problemer. Henvendelser må bli forsvarlig behandlet, og varslingsrutiner bør være utarbeidet i samarbeid med vernetjenesten og tillitsvalgte. Utfordringer i arbeidsmiljøet bør drøftes av arbeidsmiljøutvalget, mens konkrete varslingssaker bør saksbehandles i et uavhengig varslingssekretariat. Det bør risikovurderes om faktorer vil virke inn på arbeidsmiljøet og hvordan ved å stille følgende spørsmål: Hva kan gå galt? Hvordan kan vi forhindre det? Hvordan kan vi begrense konsekvensene?

Spørsmål 2: Kan system for avviksmeldinger gjennomføres rutinemessig når det gjelder psykososialt arbeidsmiljø, og hvis så, hva må til for å få dette på plass i bedriftene?

Virksomheter bør ikke belage seg på et system for avviksmeldinger alene – især ikke når det gjelder mellommenneskelige forhold. Både generelle krav til fullt forsvarlig arbeidsmiljø og spesifikke krav til psykososialt arbeidsmiljø forutsetter skjønnsmessige og konkrete vurderinger. Et forringet arbeidsmiljøet springer ofte ut av en konflikt. For å løse en slik konflikt er det ikke heldig at partene legger inn skriftlige innlegg i følelsesmessig preget tilstand. Det kan føre til at konflikten polariseres. Avklar tidlig eventuelle misforståelser, og det er mindre sannsynlig at en konflikt eskalerer.

Spørsmål 3: Hva må til for å håndtere saker om det psykososiale arbeidsmiljøet på en måte som gjør at ansatte kommer seg videre enten i eller utenfor bedriften?

Det er vanskelig å rettlede arbeidstakere i konfliktsituasjoner, særlig hvis lederen selv er involvert. Saklig tilrettevisning kan oppleves som trakassering. Det kan være vanskelig å vurdere om de faktiske forhold er årsak til, eller virkning av konflikten. Arbeidsgiver må legge til rette for at saken underlegges en nøytral saksbehandling. Eksterne rådgivere bør vurderes, som bedriftshelsetjenesten eller at en faktaundersøkelse gjennomføres gjennom et advokatfirma. Når faktiske forhold er avklart, blir neste steg å vurdere hvilke arbeidsrettslige konsekvenser handlingene evt. skal og bør få.

Spørsmål 1: Hva kan gjøres for å sikre alle arbeidstakere et godt arbeidsmiljø?

Problemer må løftes opp i lyset tidligere. Det må legges til rette slik at arbeidstaker tør ta opp ubehagelige opplevelser, også slike som alene kan virke trivielle. Samtidig må arbeidsgiver variere sine virkemidler, tilpasset problemets omfang og alvorlighet, og benytte sin styringsrett til å sørge for at arbeidsmiljøet er psykisk og sosialt gunstig. Det er viktig med en åpenhetskultur på arbeidsplassen, som arbeidsgiver og ansatte må skape sammen. Mange konflikter som bygger seg opp på bakgrunn av misforståelser kan unngås om partene blir oppmerksom på hvordan andre opplever samme situasjon.

Spørsmål 2: Kan system for avviksmeldinger gjennomføres rutinemessig når det gjelder psykososialt arbeidsmiljø, og hvis så, hva må til for å få dette på plass i bedriftene?

Absolutt. Her handler det mye om bevisstgjøring, både blant arbeidsgivere og arbeidstakere. Det bør være en selvfølge at psykososiale avvik registreres på lik linje med andre avvik. Mitt inntrykk er at mange arbeidsgivere opplever det enklere å følge opp slike «ømfintlige» temaer når det gjøres som en del av en kjent rutine. Samtidig vet vi at oppfølging og gjennomføring av HMS-rutiner i det daglige svikter mange steder. Derfor er det så viktig at rutinene og oppfølgingen tilpasses den enkelte arbeidsplass, både i omfang og format. Her har vi advokater mye å jobbe med i rådgivningssituasjoner.

Spørsmål 3: Hva må til for å håndtere saker om det psykososiale arbeidsmiljøet på en måte som gjør at ansatte kommer seg videre enten i eller utenfor bedriften?

Arbeidsgiver må søke å klarlegge konflikter, og årsaken til konfliktene, for å kunne treffe korrekte beslutninger. Arbeidsgiver skal la de ansatte få gi uttrykk for sine opplevelser av konfliktene. Det kan man gjøre uten å erkjenne ansvar, og det alene kan resultere i et lavere konfliktnivå. Arbeidsgiver plikter etter arbeidsmiljølovens § 4-1 og § 4-3 å sette inn tilpasse tiltak for å unngå eskalerende konflikter, og eventuelt mer aktiv konflikthåndtering med ekstern bistand. Tidlig bistand kan resultere i løsninger som er bedre, både økonomisk og menneskelig, enn langvarige arbeidstvister.

Spørsmål 1: Hva kan gjøres for å sikre alle arbeidstakere et godt arbeidsmiljø?

Når det gjelder det psykososiale arbeidsmiljøet, er det viktigste arbeidet arbeidsgiver gjør knyttet til forebygging. På mange arbeidsplasser får det blant annet utvikle seg en ukultur hvor baksnakking og skjulte beslutningsprosesser gjør at noen faller utenfor og føler utrygghet. Kontinuerlig arbeid med kommunikasjonsform er derfor viktig. En syretest på om man har et godt arbeidsmiljø er spørsmålet: Opplever du ofte at en kollega klager til deg på andre kollegaers jobbutførelse eller væremåte? Hvis mange svarer ja på dette spørsmålet, bør arbeidsgiver straks settes inn tiltak for å rydde opp.

Spørsmål 2: Kan system for avviksmeldinger gjennomføres rutinemessig når det gjelder psykososialt arbeidsmiljø, og hvis så, hva må til for å få dette på plass i bedriftene?

System for avviksmeldinger om det psykososiale arbeidsmiljøet er gjennomførbart. I likhet med utfordringer knyttet til det fysiske arbeidsmiljøet, er det likevel viktig å huske på at formålet med avviksmeldinger er å finne den bakenforliggende årsaken til hendelsen for å unngå nye avvik. Fokus for avviksmeldinger knyttet til bl.a. fryktbasert ledelse, mobbing og bruk av hersketeknikker må derfor være å unngå at de ansatte opplever dette i fremtiden, ikke å plassere skyld og ansvar.

Spørsmål 3: Hva må til for å håndtere saker om det psykososiale arbeidsmiljøet på en måte som gjør at ansatte kommer seg videre enten i eller utenfor bedriften?

Jeg forstår ikke helt hvorfor en arbeidsgiver er redd for å beklage og uttrykke skuffelse dersom man ikke klarer å oppnå et godt arbeidsmiljø for alle sine ansatte. Dette er gjerne de samme arbeidsgiverne som begynner å lete etter syndebukker, istedenfor å rydde opp i systemsvikt. Hvis det skjer et uhell på arbeidsplassen som gjør at en ansatt brekker benet, så er fokuset til de fleste arbeidsgivere å unngå nye ulykker ikke å lete etter noen «å sparke». På samme måte, må man tenke på arbeidet knyttet til mobbesaker og psykiske belastninger.

Spørsmål 1: Hva kan gjøres for å sikre alle arbeidstakere et godt arbeidsmiljø?

Arbeidsgiver må sørge for et systematisk arbeid med holdninger og verdier som er viktige for virksomheten. Det betyr kursing av ledere, mellomledere og ansatte. Det må også være klare rutiner for hvor en ansatt kan gå dersom problemene ikke lar seg løse ved å si i fra til sjefen. I tillegg lønner det seg å ha et spesielt fokus på lederne. Når noen rykker opp som sjef, må det også spørre om den mellommenneskelige kompetanse er oppfylt i tillegg til andre viktige kriterier, for ikke alle egner seg som ledere med personalansvar.

Spørsmål 2: Kan system for avviksmeldinger gjennomføres rutinemessig når det gjelder psykososialt arbeidsmiljø, og hvis så, hva må til for å få dette på plass i bedriftene?

Regelmessige undersøkelser av det psykososiale arbeidsmiljøet er viktig for evaluering av egen virksomhet. Mistrivsel utgjør høy risiko for å miste gode medarbeidere, og de fleste vet at det innebærer risiko for karrieremulighetene ved å varsle om problemer med en overordnet. Skal ansatte tørre å benytte seg av avviksmeldinger må det etableres konfidensialitet. Dersom en medarbeider eller sjef får beskjed om at noe må endres i deres stillingsfunksjon, må de også få tilbakemelding på hva og hvorfor det anses som problematisk. I en idealverden skal sjefen da ikke bære nag mot varsleren. Avviksmeldinger egner seg mindre enn regelmessige arbeidsmiljøundersøkelser som gjennomføres på et generelt nivå.

Spørsmål 3: Hva må til for å håndtere saker om det psykososiale arbeidsmiljøet på en måte som gjør at ansatte kommer seg videre enten i eller utenfor bedriften?

For å skape tillit til at en problemstilling blir tatt på alvor er det viktig med en prosess med god saksbehandling etter fastsatte rutiner. Måten det beklages på er viktig for å sikre troverdighet til at beklagelsen er oppriktig. Å beklage at en sak har vært en tøff belastning og å erkjenne at man kanskje kunne ha taklet en situasjon på en bedre måte er ikke nødvendigvis noe som medfører et erstatningsansvar. Dersom det også kan frembringes en takk for at et forhold ble tatt opp og anerkjenner at dette har brakt læring inn i virksomheten som vil få betydning for fremtiden, så kan også det ha en verdi for både arbeidstaker og arbeidsgiver.